Política de datos personales

1 - GENERAL

Estimado cliente, potencial cliente, proveedor o visitante:
Nuestra Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece las condiciones bajo las cuales recolectamos, almacenamos, usamos y protegemos la información que usted nos proporciona. Esta recolección puede realizarse a través de formularios de contacto, llamadas telefónicas, correos electrónicos, chats en línea, contratos, o cualquier otro medio físico, digital o de voz por el cual nos suministre información.

Al proporcionarnos sus datos, usted acepta expresamente los términos de esta política y autoriza a COLOMBIA HOSTING S.A.S. (en adelante, la Empresa) a tratar su información personal conforme a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normativas aplicables sobre protección de datos personales.
Si, después de revisar esta política, no está de acuerdo con las condiciones aquí descritas, le solicitamos por favor no usar nuestros servicios y solicitar la actualización, modificación o eliminación de nuestra base de datos de conformidad con lo establecido en el numeral 7 del presente documento.
Esta política se encuentra alineada con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe de brindar a los titulares de la información personal por parte de la empresa, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tiene como objeto y está orientado a:

  1. Informar a los titulares acerca de la política de tratamiento de datos personales adoptada por la empresa, así como garantizar el ejercicio del derecho de habeas data. Para ello, se establece el procedimiento mediante el cual los titulares podrán conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información contenida en nuestras bases de datos y archivos. Este documento tiene como propósito fundamental proteger los datos personales y salvaguardar los derechos y libertades fundamentales de todas las personas naturales.

  2. Comunicar al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales, la forma en que se tratarán, el uso que se les dará y la forma en que podrá acceder a sus datos personales.

  3. Esta política se aplicará de forma obligatoria a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por la empresa como responsable de su tratamiento.

2 - FINALIDAD DE LOS DATOS RECOGIDOS

En el momento que usted suministre datos personales de su propiedad, usted nos autoriza a tratarlos, y entendemos que su consentimiento es previo, expreso e informado, pues ha leído este documento antes de facilitar sus datos.

La toma de datos personales que se haga a través de los formularios de contacto, así como también en el chat en línea de nuestra página web, llamadas telefónicas, entrevista personal o virtual, contratos, formularios, o cualquier otro documento que usted suministre a la empresa, tendrá las siguientes finalidades:

2.1 - Clientes:

  1. Asesorarle en temas relacionados con los servicios que ofrece la empresa y que hayan sido consultados y/o solicitados por usted.
  2. Tener una constante comunicación sobre los servicios que presta la empresa.
  3. Enviarle comunicaciones respecto a la relación contractual.
  4. Realizar las gestiones administrativas y/o contables relacionadas con la contratación de los servicios tales como la facturación, cobros y pagos.
  5. Comunicarle para efectos de dar aviso del término de renovación del servicio.
  6. Enviar propuestas de servicios e invitaciones a eventos de empresa o sus aliados, socios o asociados.
  7. Realizar actividades encaminadas a la fidelización de clientes, incluyendo y sin limitarse comunicaciones de descuentos, newsletter, obsequios, promociones.
  8. Prestar servicio de soporte técnico.
  9. Recibir y tramitar peticiones, quejas y reclamos.
  10. Realizar encuestas de satisfacción.
  11. Transferir datos personales con el fin de registrar servicios ante entidades internacionales.

2.2 - Proveedores:

  1. Elaboración y celebración del contrato.
  2. Tener una constante comunicación sobre los servicios y/o productos contratados.
  3. Enviar comunicaciones con relación a la ejecución del contrato.
  4. Ejecutar las gestiones administrativas y/o contables derivadas de la relación contractual, incluyendo procesos de facturación, cobros y pagos.

El tratamiento de los datos personales podrá realizarse directamente por la empresa o por terceros designados por esta, siempre y cuando se lleve a cabo conforme a las finalidades establecidas en la presente política. Al suministrar sus datos personales, usted autoriza expresamente este tratamiento sin necesidad de una autorización adicional.

Usted tiene derecho, de forma gratuita, a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos personales. Para ejercer estos derechos, podrá comunicarse a través de los canales habilitados para tal fin, los cuales se detallan en el numeral 7 de la presente política.

3 - MARCO LEGAL

  1. Constitución Política, artículo 15
  2. Ley 1581 de 2012
  3. Decreto 1377 de 2013
  4. Decreto 886 de 2014
  5. Decreto 1074 de 2015, Cap. 25

De conformidad con la Ley 1273 de 2009, incurre en delito de violación de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes".

Tanto la empresa como los encargados (TRABAJADORES, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS) deben observar y respetar estas políticas en cumplimiento de sus funciones y/o actividades, los lineamientos corporativos para el tratamiento y protección de datos personales y las demás disposiciones y cláusulas que se establezcan por la empresa, aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

4 - DEFINICIONES

Para efectos de interpretar y aplicar este documento, se tendrán en cuenta las definiciones establecidas por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para lo no establecido en dicha regulación, se aplicarán las definiciones que establezca el diccionario de la Real Academia Española, y por último, las que establezcan diferentes fuentes de información de entidades formales como universidades, institutos científicos o tecnológicos y similares.

5 - TIPO DE INFORMACIÓN SOLICITADA

Para la prestación de servicios como alojamiento web, correo electrónico corporativo, alquiler de servidores, servicios de centro de datos, diseño y desarrollo de páginas web, así como para el registro de dominios en Internet, se solicitará información de carácter privado. Esta comprende datos que permiten identificar a una persona, tales como número de documento de identidad, nombres completos, direcciones física y electrónica, números telefónicos, entre otros.
Adicionalmente, al ingresar a nuestras instalaciones ubicadas en la ciudad de Cali en la Calle 64 Norte No. 5B-146, Centro Empresa, Oficina 40, usted podrá ser videograbado por nuestras cámaras de seguridad. Las imágenes y sonidos captados serán utilizados exclusivamente con fines de vigilancia y protección, con el objetivo de preservar la seguridad de los empleados, visitantes, información y bienes de la empresa.
En este sentido, su imagen y datos biométricos (considerados datos sensibles) podrán ser utilizados como evidencia ante las autoridades competentes, en caso de ser requerido.

En ningún momento los datos aquí recolectados serán susceptibles de venta, o cesión a cualquier título.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos (DANE).
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La autorización no podrá ser revocada ni podrá solicitarse la supresión de la información cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, tal como lo dispone el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.

6 - SEGURIDAD

Nuestro compromiso es velar por la seguridad de sus datos personales. Si bien contamos con los medios físicos y tecnológicos que permiten asegurar su información de forma adecuada, haremos todo lo posible para proteger sus datos, pero no podemos garantizar la seguridad total de los datos que usted suministra y a los cuales nos autorice a acceder. Contamos con servidores propios y de terceros, reconocidos proveedores de almacenamiento de datos y correo electrónico en los cuales se almacena la información. Nuestros equipos cuentan con restricción de acceso y otras medidas que disminuyen la probabilidad de un acceso no autorizado o fuga de información. De igual manera, contamos con herramientas jurídicas para que nuestros trabajadores, proveedores y contratistas se obliguen a dar el tratamiento legal a los datos personales que la empresa deba revelar en ejercicio de la gestión encomendada o deberes legales, como facturación, pago, reportes y demás.
Nuestro portal web podrá introducir enlaces o "links" a otros sitios web propios o de terceros. Si usted decide ir a alguno de los sitios web enlazados en nuestro portal, debe tener en cuenta que cada uno de estos portales o sitios web cuenta con una política de privacidad distinta, por lo cual no aceptamos ningún tipo de responsabilidad sobre la información o datos personales que usted brinde o facilite fuera de nuestro sitio.
Para el pago de nuestros servicios se inducirá a la página web nuestro PROVEEDOR de pago en línea, el cual cuenta con una política de privacidad distinta. Luego del pago en línea de nuestros servicios, esta página web lo redirigirá nuevamente a www.colombiahosting.com.co
El "phishing" consiste en el envío de correos electrónicos que, aparentando provenir de fuentes fiables (por ejemplo, entidades bancarias), intentan obtener datos confidenciales del usuario, que posteriormente son utilizados para la realización de algún tipo de fraude. Para ello, suelen incluir un enlace que, al ser pulsado, lleva a páginas web falsificadas. De esta manera, el usuario, creyendo estar en un sitio de toda confianza, introduce la información solicitada que, en realidad, va a parar a manos del estafador.
Si usted recibe un correo electrónico de este tipo o alguien que dice trabajar para nosotros pidiendo su información personal, comercial o financiera, le pedimos por favor nos reenvíe el correo donde se le ha solicitado dicha información a la siguiente dirección electrónica: privacidad@colombiahosting.com.co

7 - CONSULTA Y/O RECLAMO

Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con la información personal (incluyendo la actualización, rectificación o supresión de datos), el titular deberá presentar una solicitud por escrito, firmada, utilizando el formato de Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR), disponible en el siguiente enlace.
Dicha solicitud podrá enviarse a través de los siguientes canales:

  • Correo electrónico: privacidad@colombiahosting.com.co

  • Correo postal: Calle 64 Norte No. 5B-146, Centro Empresa, Oficina 40. Cali

Dicha solicitud podrá enviarse a través de los siguientes canales:

Toda solicitud, consulta y/o reclamo deberá contener como mínimo:

  1. Nombre y apellidos del titular.
  2. Número de identificación del titular.
  3. Datos de localización del titular (correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad).
  4. Descripción de la solicitud, consulta o de los hechos que dan lugar al reclamo.
  5. Medio por el cual desea recibir respuesta.
  6. Firma del Peticionario.
  7. Adjuntar los documentos que considere pertinentes para soportar la solicitud, consulta y/o reclamo.

8 - PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR CONSULTAS Y/O RECLAMOS

Las peticiones, quejas y/o reclamos con relación a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir el dato y/o revocar la autorización, serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la misma. Cuando no fuere posible dar respuesta dentro del mencionado término, se informará al titular de los datos, los motivos de la demora y se indicará la fecha límite de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De encontrar que la solicitud, reclamo o consulta presenta algún error o está incompleta, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la misma, para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos treinta (30) días hábiles desde la fecha del requerimiento sin que haya habido respuesta por parte del titular, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si la empresa no es la entidad competente para resolver el reclamo, esta dará traslado, dentro del período máximo de respuesta aquí mencionado, a la entidad competente, quien tendrá el mismo término para responder, el cual iniciará desde la fecha en que reciba la comunicación del traslado de la consulta, reclamo o solicitud y se le informará al interesado o titular de esta situación para que pueda hacer el seguimiento correspondiente.

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o interesado solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite correspondiente indicado en esta política ante la empresa.

9 - TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

  1. Conservar los datos personales de los titulares de la información en bases de datos ubicadas en Colombia y en los servidores de terceros confiables y de gran reconocimiento, cumpliendo con la finalidad autorizada por el titular de los datos, realizando sus mayores esfuerzos para mantener la información de manera segura, salvaguardando su integridad, veracidad y confidencialidad.
  2. Transferir o transmitir, total o parcialmente, los datos personales de los titulares a empleados, proveedores o contratistas de la empresa, tanto en Colombia como en el exterior, única y exclusivamente para los fines establecidos en la autorización de tratamiento de datos personales, conforme a lo indicado en el numeral 2 de esta política y en cumplimiento de la normativa legal vigente.
  3. Nuestra política de uso de cookies se encuentra detallada en el siguiente enlace. En él, explicamos cómo utilizamos las cookies y otras tecnologías de seguimiento para mejorar la experiencia del usuario, personalizar el contenido y analizar el tráfico del sitio web. Además, proporcionamos información sobre cómo los usuarios pueden gestionar sus preferencias de cookies.

10 - MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Las modificaciones posteriores a la fecha de publicación inicial de esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales serán publicadas en nuestra página web www.colombiahosting.com.co/politica-datos-personales.
La empresa se reserva el derecho a realizar cambios a esta Política, en cualquier momento y sin notificación, cuando los mismos sean resultado de la aplicación de una norma de tipo legal. Cualquier cambio en esta política entrará en vigencia en el momento en que se publique.
En caso de que se pretenda dar a sus datos personales un uso o finalidad distinta a la inicialmente autorizada, se solicitará su consentimiento expreso mediante un medio que permita dejar constancia de la comunicación. Para ello, podrán utilizarse canales como correo electrónico, mensajes de texto (SMS), aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp o llamadas telefónicas, entre otros.
Este manual y política tendrá vigencia a partir del 2 de diciembre de 2016.